13 de julio del 2007
DGRN-0831/2007

Licenciados:
Osear Rodríguez Sánchez
Director de Bienes Inmuebles
Mauricio Soley Pérez Director de Bienes Muebles
Enrique Rodríguez Morera Director de Personas Jurídicas
Jorge Avendaño Machado Director del Catastro Nacional Registro Nacional
Estimados señores:
Con fundamento en lo dispuesto en los artículos 16 de la Ley Sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público en concordancia con el artículo 6 inciso 4 de la Ley de Creación del Registro Nacional, el cual dispone: " (...) Al Director General corresponderá: (...) 4. Unificar los criterios de calificación y dictar, en forma general, las medidas de carácter registra! en los distintos registros, sin que le corresponda el análisis o calificación de casos concretos cuyo pronunciamiento competa al Director, encargado o jefe de cada dependencia.", procedo a emitir las siguientes directrices respecto a la "Gestión Administrativa por irregularidades extraregistrales".
I. ANTECEDENTES.
Siendo que de la multiplicidad y diversidad de transacciones en el tráfico jurídico-registral de bienes y derechos, en nuestro país surgen gran cantidad de actos notariales que se presentan ante el Registro Nacional y a los mismos se le da trámite en esta Institución, cobijándolos con matices de actos administrativos, es entonces considerada la función registral como un servicio público, que brinda el Registro Nacional a la sociedad en general, siendo la prioridad de ello la seguridad jurídica de los bienes o derechos inscritos, como propósito principal del Registro Nacional, a la luz de los señalado en el numeral 1 de la Ley Sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público.
Ante la existencia de múltiples actos notariales a los cuales el Registro Nacional, les brinda publicidad, la realidad de dichos es actos es que, algunos de ellos están viciados de nulidad, nulidad que si bien es cierto es ajena a la participación del Registro Nacional, viene a inducir a error la publicidad que brinda el Registro, pues en

algunas oportunidades dicha información se torna en espuria, en razón de irregularidades de índole extraregistral que la anteceden, por lo que en aras de brindar a la ciudadanía seguridad jurídica en la publicidad registral que brinda el Registro y de la misma manera proteger los intereses de terceros, el Registro Nacional deberá proceder a inmovilizar administrativamente el bien o derecho inscrito, en aquellos casos en los que existan evidencias de nulidad de forma manifiesta.
II.       FUNDAMENTO JURÍDICO.
Dentro la sociedad costarricense, el Registro Nacional cumple una función vital, cual es el brindar seguridad jurídica en materia de bienes inscritos, ello en aras de salvaguardar el interés público y coadyuvar en la protección de los derechos de los terceros de buena fe, los cuales realizan sus transacciones al amparo de los principios de la seguridad jurídica y fe pública registral, en concordancia con lo señalado en los numerales 32 de la Ley de Inscripción de Documentos en el Registro Público y el 66 del Reglamento del Registro Público, los cuales señalan lo siguiente:
"ARTÍCULO 32.- El Registro Nacional, mediante los procedimientos técnicos y tecnológicos que considere seguros y ágiles, establecerá la forma de tramitar y publicitar la información registral. Los asientos regístrales efectuados con estos medios surtirán los efectos jurídicos derivados de la publicidad registral, respecto de terceros y tendrán la validez y autenticidad que la ley otorga a los documentos públicos. (Así adiciojíado por el artículo 184 del Código Notarial No. 7764 de 17 de abril de 1998) " (El subrayado y la negrita no corresponden al origina)
"ARTICULO 66.- Base de la publicidad registral. La publicidad registral está constituida por la información contenida en los tomos, sistemas de procesamiento electrónico de datos, digitalización y microfilmación. Debe existir entre esos sistemas una estrecha relación, siendo ambos auxiliares recíprocos y complementarios, a fin de garantizar la unidad, seguridady congruencia de la información registral."
De la normativa transcrita se desprende con meridiana claridad, el grado de compromiso social que tiene el Registro Nacional, en razón de la publicidad registral que brinda a la ciudadanía, siendo que si bien es cierto la publicidad que brinda a la ciudadanía se alimenta a partir de los actos notariales que se someten a inscripción ante el Registro, los cual están respaldados por la fe publica notarial, mas sin embargo, en aquellos casos en los que a pesar de la fe publica notarial, se ponen en evidencia nulidades sobre el contenido de los documentos a los cuales se les ha otorgado publicidad y además ha generado efectos jurídicos, y dicha situación se ponga en conocimiento de las respectivas Direcciones de los Registros que conforman el Registro Nacional, la Institución deberá brindar un apoyo y certeza jurídica al administrado que haya visto presuntamente afectado, bajo los parámetros del principio de legalidad contenido en el artículo 11 de la Constitución Política y la Ley General de la Administración Pública.
En razón de lo anterior y en concordancia con lo dispuesto en el artículo 92 del Reglamento del Registro Público, que establece las disposiciones generales entorno a los casos en los que procede la gestión administrativa, el cual señala:
"Artículo 92.- Casos en que procede la gestión administrativa. Cuando existe una anomalía en la información que conste en el Registro, ya sea por error o por estar

viciada de nulidad, o cuando se tiene interés en modificar o cancelar alguna información que no se pueda llevar a cabo por los procedimientos existentes, se puede plantear la solicitud a efecto de rectificar el error o eliminar el vicio de nulidad, o cancelar o modificar dicha información. Este trámite se llamaría Gestión Administrativa." (El subrayado y la negrita no corresponden al original)
El artículo 92 de citas en concordancia con el 97 del mismo Reglamento, prevé la posibilidad de efectuar la nota de advertencia administrativa en aquellos casos, en los que la solicitud del administrado sea concordante con los supuestos anteriormente señalados (Articulo 92 del Reglamento del Registro Público), siendo la nota de advertencia una anotación de carácter preventivo y provisional, tal y como lo ha establecido la doctrina nacional al señalar " Este es un asiento de vigencia temporal limitada que, elimina de algún modo a favor de titulares de situaciones jurídicas no inscribibles, la protección que dispensaría a los terceros entre caso la fe publica registral." (PALACIOS MONTERO (Ingrid) y FAJARDO TORRES (Anabí), "Inmovilización Registrar, Revista de Ciencias Jurídicas, N° 100, Colegio de Abogados, San José, Enero-Abril2003,p283.)
Claro esta que de sendos numerales no es posible distinguir si los vicios de nulidad a los que hace referencia deban haberse originado en la sede registral o de manera extra-registral, lo cual conlleva a una interpretación y aplicación de la norma en sentido amplio, en aras de proteger el interés público y la seguridad jurídica registral. Por lo que, en el caso que nos ocupa a efecto de proceder a declaratoria de nulidad del acto administrativo, que generó un determinado asiento registral, la citada nulidad, deberá ser absoluta, evidente y manifiesta, tal y como lo señaló la Procuraduría General de la República en el Dictamen C-126-2000, del dos de junio del dos mil, que dispuso lo siguiente:
"(...) cuando se está en presencia de una nulidad absoluta de un acto declaratorio de derechos, la Ley General no le otorga a la Administración el ejercicio de la potestad de autotutela, sino que ésta debe proceder a declarar la lesividad del acto, y solicitar ante la jurisdicción contencioso administrativa la declaración de nulidad (la lesividad se encuentj-a regulada en los artículos 10 y 35 de la Ley Reguladora de la jurisdicción Contenciosa Administrativa) Para hacer uso de la potestad de autotutela administrativa que le permite declarar la nulidad de un acto en vía administrativa, de conformidad con lo establecido en el artículo 173 de la Ley General de la Administración Pública, no basta que el acto se encuentre viciado de nulidad absoluta, sino que, además, ésta debe ser evidente y manifiesta. En otras palabras, es aquella que es clara y notoria, y que no requiere de una exhaustiva interpretación legal."
III. LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA POR IRREGULARIDADES EXTRAREGISTRALES, CONSIGNACIÓN DE LA NOTA DE ADVERTENCIA Y ORDEN DE INMOVILIZACIÓN.
Una vez presentada la Gestión Administrativa, y habiéndose determinado la apertura del expediente correspondiente debe ordenarse consignar "nota de advertencia", la cual esta investida de alcances limitados, toda vez que aunque no sustrae del tráfico jurídico el bien protegido, si genera un efecto de publicidad o aviso a terceros que tengan algún interés en realizar algún acto jurídico relacionado con el mismo, hace de la Gestión Administrativa un remedio procesal en aquellos casos en los que exista algún vicio de nulidad o inexactitud registral, entendiendo esta última como toda incongruencia o desacuerdo que exista entre lo registrado y la realidad jurídica extra-registral.

En lo referente al concepto de inexactitud registra!, en nuestra legislación no se encuentra definida de manera sistematizada las causas generadoras de la misma, no obstante lo cierto del caso es que la misma obedece a hechos de origen registral o extraregistral, más sin embargo la forma más próxima de abordar el tema dentro de nuestra legislación es mediante la aplicación de la figura jurídico- registral de gestión administrativa, supra señalada en el numeral 92 del Reglamento del Registro Público, que prevé la forma de resolver errores que se puedan estar generando en la publicidad registral, gestados tanto en la sede registral, como en la esfera extra-registral.
Esta última, ha sido reconocida por la doctrina como causa sobreviviente, la cual no tiene origen precisamente en el proceso de inscripción el cual se realiza en la sede registral, sino en el proceso de trasformaciones extraregistrales en las cuales el Registro Nacional no tiene participación alguna, lo cual genera que un asiento exacto se torne en inexacto, lo cual contraviene los principios y pilares básicos de la seguridad j uríd ica-registral.
Bajo la concepción tradicional que se ha seguido, en los casos en los cuales se está en presencia de una inexactitud registral, para alcanzar la tutela publicitaria, dichas inconsistencias se han tenido que ventilar ante la autoridad judicial, en caso de controversia o bien subsanar las diferencias por acuerdo de voluntad de las partes a partir del otorgamiento de una escritura publica, tal y como lo estipula el artículo 474 del Código Civil (Ver dictamen de la Procuraduría Genera de la República C-054-2002). No obstante al considerarse los actos regístrales como actos de carácter administrativo (Ver los dictámenes de la Procuraduría General de la República C-18-96 del 27 de noviembre de 1996 y C-128-99 del 24 de junio de 1999), el subsanar los errores o vicios de nulidad encuentran amparo en lo dispuesto en el numeral 173 de la Ley General de la Administración Publica, como norma posterior que ha venido tácitamente a derogar lo dispuesto por el numeral 474 Código Civil, normativa que coexiste a efectos del administrado, no así de la administración, en cuyo caso prevalece lo dispuesto en la Ley General de la Administración Pública, como norma posterior. En este mismo sentido el dictamen C-189-96 de la Procuraduría General de la República, señala:
"(...) el acto de registro es un acto administrativo", en razón de la intervención del Estado, por medio de sus órganos competentes, para dar publicidad a actos, contratos estados y situaciones jurídicas de los particulares y producir consecuencias jurídicas a terceros."
En ese mismo sentido en lo referente a la naturaleza jurídica de la actividad registral, en el dictamen C128-99, la Procuraduría señaló:
"En punto a la naturaleza jurídica de la función o actividad registral, una doctrina, de corte privatístico, la engloba en los actos de jurisdicción voluntaria o actividad no contenciosa. El propio vocablo de "jurisdicción" es extraño al ámbito en que actúa el funcionario registral. Por el contrario, la administrativista con preponderancia la considera dentro de los actos administrativos. Siguiendo los autores italianos, el sector mayoritario clasifica los actos de registro o inscripciones, junto a la actividad certificante, de notificación, publicación, etc., dentro de los meros actos administrativos o de conocimiento, en atención a que los efectos jurídicos operan por mandato legal y no por una declaración de voluntad autónoma de la Administración. En ellos, la autoridad administrativa

interviene para dar publicidad y certeza a determinadas relaciones de los particulares. En los actos de inscripción, que generalmente tienen efectos declarativos, la Administración, previa comprobación o verificación valorativa de las condiciones exigidas por el Derecho positivo, anota o inscribe en el Registro, con la forma que éste prevé, ciertos hechos, actos o contratos, documentados en títulos o instrumentos públicos, que deben hacerse constar de modo inequívoco. De ahí que, como ha escrito ZANOB1NI, la inscripción presupone el juicio favorable acerca de la concurrencia de requisitos prescritos para que pueda efectuarse válidamente. Luego, difiere de la simple trascripción o toma de razón." (La negrita no corresponde a su original)
De los criterios y jurisprudencia transcritos logramos extraer el hecho, que la inscripción registral no obedece simplemente a una constatación de requisitos de mera inscripción, sino que dicho proceso implica una serie de juicios y valoraciones que el registrador debe realizar, al momento de autorizar o no la inscripción de un documento, lo cual va otorgar una serie de derechos a las partes involucradas, así como a terceros que se amparan en la fe publica registral, de la cual es garante el Registro Nacional, que como institución pública que emite actos de índole administrativa, entre los cuales se encuentran los actos regístrales.
En este sentido es de mérito mencionar el voto N° 376-2006 de las diez horas treinta minutos del veintisiete de noviembre del dos mil seis del Tribunal Registral Administrativo, cual en lo que interesa señaló lo siguiente:
" De no existir esta medida, el Registro estaría atado de manos, por cuanto no podría ordenar la marginal de advertencia sobre una finca, cuando se haya detectado un error o una omisión, por parte de algún funcionario encargado de la registración, que pueda causar nulidad de un asiento, o sea informado departe interesada de la existencia de un vicio de esa naturaleza generado por otra causa, acreditando la prueba de mérito. Lo anterior no implica que el Registro deba asumir la carga de dar traslado a todas las pretensiones que quieran hacer valer una determinada situación, que ponga en telas de duda (nulidad o anulabilidad de un asiento) la publicidad registral. Sin embargo, hay circunstancias en donde una parte legítimamente interesada puede demostrar ante el Registro, situaciones de nulidad evidente y manifiesta, que aunque definitiva deban ser declaradas en sede judicial, pueden ser valoradas por la Administración Registral, conforme a los fines públicos que le fueron encomendados, para advertirla terceros, como una medida puramente cautelar y preventiva, lo que además es conteste con el principio de verdad real que informa de manera general todo procedimiento administrativo(artículo 297.-I de la Ley General de la Administración Pública.) De no existir esa medida, aún cuando las causas excedan el marco de calificación señalado en el artículo 27 de la Ley de Inscripción de Documentos en el Registro Público, se consentiría dar publicidad, aún teniendo prueba fehaciente, a asientos regístrales presuntamente nidos o imprecisos."
Así las cosas, en aras de evitar mayores daños a las partes, los cuales puedan generar efectos de difícil o imposible reparación, una vez cumplido el proceso propio de gestión administrativa, la Administración deberá ordenar la inmovilización del bien, la cual se mantendrá hasta tanto la Autoridad Judicial (Civil o Penal) ordene que la misma sea levantada.
IV. DISPOSICIONES FINALES.
En aras de materializar la nota de advertencia o inmovilización según corresponda, producto de una gestión administrativa por presuntas irregularidades extra-registrales, esta deberá dictarse bajo las siguientes condiciones:

1.	La parte que tenga un interés legitimo basada en los asientos regístrales,
deberá presentar ante la Dirección respectiva la "Gestión Administrativa" de
conformidad con lo dispuesto en los artículos 92 siguientes y concordantes del
Reglamento del Registro Público, en concordancia con el numeral 125 del
Reglamento de Organización del Registro Público de la Propiedad Mueble.
2.	Una vez presentada la solicitud de la gestión administrativa, junto con la
denuncia penal en la cual debe constar el acuse de recibido por la autoridad
respectiva, y exista la presunción de que hay un vicio que acarree la nulidad de
un asiento registra!, la administración a través de una resolución motivada de
la Dirección del Registro que corresponda, ordenara consignar una nota de
advertencia administrativa o la inmovilización según corresponda, que recaiga
sobre el bien o derecho en cuestión.
3. Consignada la advertencia administrativa y notificada la realización de este acto a los interesados, si por alguna circunstancia faltare algún requisito, este se prevendrá en el mismo acto y el interesado contará con un plazo de 15 días, para que lo subsane; si no cumpliere lo exigido se rechazará la gestión y se archivará el expediente conforme lo señalan los artículos 96 del Reglamento del Registro Público y 128 del Reglamento de Organización del Registro Público de la Propiedad Mueble.
Cumplido con lo estipulado en el numeral anterior, se debe continuar con el debido proceso previsto reglamentariamente. Vencidas las respectivas audiencias, dentro del mes siguiente se decidirá mediante resolución la inmovilización del bien o la resolución razonada que corresponda.
Atentamente;
Dagoberto Sibaja Morales Director General
DSM/arlene-legal
FC :	Licda. Laura Chinchilla Miranda, Ministra de Justicia
Srs. Tribunal Registral Administrativo
Lie. Luis Jiménez Sancho, Jefe. Departamento de Asesoría Jurídica Registro Nacional Archivo Consecutivo